5 ขั้นตอนเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace (2024)

สิ่งดีๆ กำลังเข้ามาหาคุณ! เพื่อให้เราบำรุงรักษาไซต์ให้เสร็จสิ้น TechRepublic จะเป็นแบบอ่านอย่างเดียวตั้งแต่วันที่ 22 ธันวาคม - 2 มกราคม ในช่วงเวลานี้ การดำเนินการที่เข้าสู่ระบบทั้งหมดจะถูกปิดใช้งานชั่วคราว รวมถึงการดาวน์โหลดฟอรัม พรีเมียม และไลบรารีทรัพยากร

โดย แอนดี้ โวลเบอร์ ใน ซอฟต์แวร์

บน

5 ขั้นตอนเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace

การแนะนำข้อมูลพื้นฐานจะช่วยให้พนักงานใหม่มีความพร้อมที่จะใช้ Google Workspace บนระบบ Windows หรือ macOS ต่อไปนี้เป็นประเด็นบางส่วนที่ต้องกล่าวถึงซึ่งจะช่วยให้พวกเขาเริ่มต้นได้ดี

เราอาจได้รับการชดเชยจากผู้ขายที่ปรากฏบนหน้านี้ผ่านวิธีการต่างๆ เช่น ลิงก์พันธมิตรหรือพันธมิตรที่ได้รับการสนับสนุน สิ่งนี้อาจส่งผลต่อวิธีการและตำแหน่งที่ผลิตภัณฑ์ของตนปรากฏบนไซต์ของเรา แต่ผู้ขายไม่สามารถจ่ายเงินเพื่อให้มีอิทธิพลต่อเนื้อหาในบทวิจารณ์ของเราได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดเยี่ยมชมของเราหน้าข้อกำหนดการใช้งาน.
5 ขั้นตอนเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace (2)

เบื้องหลัง กGoogle เวิร์คสเปซผู้ดูแลระบบดำเนินการทุกประเภทก่อนที่การเพิ่มใหม่ในองค์กรจะเริ่มทำงาน ซึ่งรวมถึงการตั้งค่าหลายร้อยรายการที่ส่งผลต่อวิธีการทำงานของแอปต่างๆ ของ Google Workspace และยังหมายถึงการสร้างบัญชีสำหรับแต่ละคนที่เพิ่งเริ่มต้นในองค์กรอีกด้วย

อย่างไรก็ตาม ยังมีงานเพิ่มเติมในวันแรกที่ผู้คนเข้าร่วมองค์กร นั่นคือความจำเป็นในการช่วยผู้คนในการตั้งค่า ลงชื่อเข้าใช้ และพร้อมที่จะทำงาน เป็นเรื่องง่ายที่จะทำให้ผู้คนมีข้อมูลมากเกินไปในเซสชั่นเดียว โดยเฉพาะในวันแรกของพวกเขา

ห้าขั้นตอนต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่ฉันพบว่ามีความสมดุลที่ดีระหว่างข้อมูลที่มากเกินไปและน้อยเกินไป ขั้นตอนเหล่านี้เป็นขั้นตอนที่ฉันแนะนำให้คุณใช้เพื่อช่วยเหลือผู้ที่ตั้งค่า Google Workspace บนเดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อป Windows หรือ macOS (การตั้งค่า Chrome OS และอุปกรณ์เคลื่อนที่ Google Workspace ต้องมีขั้นตอนที่แตกต่างกัน ซึ่งฉันจะกล่าวถึงแยกต่างหากในเร็วๆ นี้) ดังนั้น ในวันแรกที่มีคนเข้าร่วมองค์กรของคุณ ฉันขอแนะนำให้คุณให้คนในทีมไอทีช่วยคนใหม่ผ่านขั้นตอนต่อไปนี้ กิจกรรมและข้อมูล

ดู:วิธีใช้ Google Meet (PDF ฟรี)(เทครีพับลิค)

1. ติดตั้งและลงชื่อเข้าใช้ Chrome

อันดับแรก,ดาวน์โหลดและติดตั้ง Chrome(รูปที่ ก). แอป Google Workspace ใช้งานได้ในเบราว์เซอร์เดสก์ท็อปสมัยใหม่ส่วนใหญ่ เช่น Safari, Microsoft Edge และ Firefox แต่คุณลักษณะบางอย่าง เช่น การเข้าถึง Gmail และ Google ปฏิทินแบบออฟไลน์ ใช้งานได้กับ Chrome เท่านั้น ฉันขอแนะนำอย่างยิ่งให้ผู้ที่ใช้ Google Workspace สำหรับที่ทำงานหรือโรงเรียนบนคอมพิวเตอร์ใช้ขณะลงชื่อเข้าใช้ Google Chrome

รูปที่ ก

5 ขั้นตอนเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace (3)

หลังจากที่คุณติดตั้ง Chrome แล้วลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google Workspace ของคุณใน Chrome ฉันขอแนะนำให้คุณอนุญาตให้ Chrome ซิงค์การตั้งค่าของคุณ ซึ่งจะทำให้บุ๊กมาร์ก ประวัติ และการตั้งค่าอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีของคุณสามารถซิงค์ข้ามระบบได้ หากคุณเคยลงชื่อเข้าใช้ Chrome บนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น การซิงค์จะช่วยมอบประสบการณ์ที่สอดคล้องกันใน Chrome ไม่เพียงแต่ในอุปกรณ์ต่างๆ (เช่น เดสก์ท็อปและแล็ปท็อป) แต่ยังรวมถึงระบบปฏิบัติการที่แตกต่างกันด้วย (Windows, macOS ฯลฯ)

2. ติดตั้งและลงชื่อเข้าใช้ Google Drive สำหรับเดสก์ท็อป

บนระบบ Windows และ macOS ฉันขอแนะนำให้คุณดาวน์โหลดและติดตั้ง Google Drive สำหรับเดสก์ท็อป(รูปที่ ข). เมื่อติดตั้งแล้ว คุณสามารถเรียกดู เปิด และบันทึกไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน Google ไดรฟ์ได้มากเท่ากับที่คุณจะเข้าถึงไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ Drive for Desktop ช่วยให้ผู้คนใช้ Google Drive ได้ง่ายขึ้นมาก ไม่เพียงแต่กับแอป Google Workspace เท่านั้น แต่ยังรวมถึงแอปพลิเคชันที่ติดตั้งในเครื่องด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจสร้างเอกสารใหม่ด้วย Microsoft Word ในเครื่องแล้วบันทึกลงใน Google Drive และแน่นอนว่า Drive for Desktop ช่วยให้คุณสามารถเรียกดูและทำงานกับไฟล์ Google เอกสาร ชีต และสไลด์ได้

รูปที่ ข

5 ขั้นตอนเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace (4)

3. ใน Gmail ให้เปิดใช้งาน Chat และ Meet

ด้วยการปรับแต่งการตั้งค่าสองแบบ Gmail สามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางการสื่อสารกลางไม่เพียงแต่สำหรับอีเมล แต่ยังสำหรับการแชทและการประชุมทางเว็บด้วย ใน Gmail ให้เลือกการตั้งค่า sprocket | ดูการตั้งค่าทั้งหมด | Chat And Meet (แท็บ) จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่า Chat ได้รับการตั้งค่าเป็น Google Chat (ไม่ใช่ปิด) และ Meet ได้รับการตั้งค่าให้แสดงส่วน Meet ในเมนูหลัก (รูปที่ ค). เลือกปุ่มบันทึกการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทั้ง Chat และ Meet ใช้งานได้ใน Gmail

รูปที่ ค

5 ขั้นตอนเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace (5)

นอกจากนี้ เมื่อฉันช่วยผู้อื่นในการเริ่มต้นใช้งาน Gmail ฉันมักจะชี้ให้เห็นสี่สิ่งในหน้านี้:

  • ปุ่มเขียนเพื่อสร้างอีเมลใหม่
  • กล่องค้นหาและไอคอนแสดงตัวเลือกการค้นหา เพื่อค้นหาอีเมล
  • แผงด้านข้างสำหรับเข้าถึงปฏิทิน Keep และงานภายใน Gmail
  • เครื่องเรียกใช้งานแอปเพื่อเข้าถึงพื้นที่ทำงานและแอปอื่นๆ

ดู:Google Workspace กับ Microsoft 365: การวิเคราะห์แบบเทียบเคียงพร้อมรายการตรวจสอบ(เทครีพับลิคพรีเมียม)

4. ในปฏิทิน ให้กำหนดค่าโซนเวลาและเวลาทำงาน

เมื่อคุณตั้งค่าทั้งเขตเวลาและเวลาทำงานใน Google ปฏิทินอย่างเหมาะสม อย่างน้อยคุณก็ช่วยลดโอกาสที่คุณจะได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุมในเวลาไม่สะดวกโดยไม่ตั้งใจ ในปฏิทิน เลือกการตั้งค่า sprocket | การตั้งค่า จากนั้นเลื่อนไปที่โซนเวลา หากจำเป็น ให้ปรับเปลี่ยนเพื่อให้สะท้อนตำแหน่งของคุณอย่างถูกต้อง (รูปที่ ง, ซ้าย). คุณสามารถเลือกแสดงเขตเวลารองได้ด้วย โดยทั่วไป นี่อาจเป็นสถานที่ที่เพื่อนร่วมงานของคุณหลายคนทำงานหรือเวลา UTC / Coordinated Universal เลื่อนลงไปที่เวลาทำงานและสถานที่ (ถ้ามี) และเลือกเปิดใช้งานชั่วโมงทำงาน ปรับแต่งชั่วโมงในแต่ละวันให้สอดคล้องกับกำหนดการมาตรฐานของคุณ (ดังแสดงในรูปที่ D ด้านขวา)

รูปที่ ง

5 ขั้นตอนเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace (6)

เมื่อฉันช่วยผู้อื่นในการเริ่มต้นใช้งาน Google ปฏิทิน ฉันมักจะชี้ให้เห็นว่า:

  • ตัวสลับมุมมอง เพื่อเปลี่ยนช่วงเวลาที่แสดง
  • ตัวเลือกเพิ่มปฏิทินอื่น เพื่อค้นหาและแสดงกำหนดการของเพื่อนร่วมงาน

ดู:วิธีใช้ Google ปฏิทิน: 6 เคล็ดลับ(เทครีพับลิค)

5. แนะนำผู้ใช้ให้รู้จักกับ Google Drive สั้นๆ

เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าที่สำคัญทั้งสองครั้ง ฉันจึงแนะนำผู้ใช้ให้รู้จักกับ Google ไดรฟ์ต่อไป นั่นหมายถึงการเปิด Google Drive และครอบคลุมความแตกต่างพื้นฐานระหว่าง My Drive ซึ่งเก็บโฟลเดอร์และไฟล์ที่คุณสามารถเข้าถึงได้ (แต่อาจจะหรืออาจจะไม่แชร์กับบุคคลอื่น) และ Shared Drives ซึ่งเก็บโฟลเดอร์และไฟล์ที่มีระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์ของสมาชิกไดรฟ์ที่แชร์แต่ละคน (ตัวเลข Eเมนูด้านซ้าย)

ตัวเลข E

5 ขั้นตอนเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace (7)

ขณะที่ใช้ Google ไดรฟ์ ฉันมักจะขอให้บุคคลนั้นเลือกไดรฟ์ของฉัน จากนั้นคลิกที่ปุ่ม + ใหม่ ซึ่งจะแสดงเมนูที่มีตัวเลือกในการสร้างโฟลเดอร์ใหม่ อัปโหลดรายการ หรือสร้างไฟล์ใหม่ (Google เอกสาร ชีต สไลด์ ฟอร์ม ฯลฯ ใหม่)

ฉันขอแนะนำให้คุณชี้ไปที่ช่องค้นหา (และไอคอนตัวเลือกการค้นหา) และไอคอนตัวเรียกใช้งานแอป

ดู:วิธีเริ่มต้นใช้งานไดรฟ์ที่แชร์ของ G Suite(เทครีพับลิค)

คุณแนะนำขั้นตอนอะไรบ้าง?

แน่นอนว่ายังมีขั้นตอนการตั้งค่าอื่นๆ อีกมากมายที่ผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้ Google Workspace อาจพบว่ามีประโยชน์ บางคนตั้งค่า Chrome ให้เปิด Gmail เป็นหน้าแรกโดยอัตโนมัติ คนอื่นๆ บุ๊กมาร์กแอป Workspace ที่ใช้บ่อย (เช่น Gmail, ปฏิทิน, ไดรฟ์, เอกสาร) บ่อยครั้งที่ผู้คนกำหนดค่า Gmail, ปฏิทิน และไดรฟ์สำหรับการเข้าถึงแบบออฟไลน์

คุณทำตามขั้นตอนใดบ้างเมื่อช่วยให้ผู้คนเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace ในวันแรกในองค์กรของคุณ คุณครอบคลุมรายการที่ยาวกว่ามากหรือไม่? หรือคุณให้ความสำคัญกับขั้นตอนการตั้งค่าน้อยกว่ามาก? โปรดแจ้งให้เราทราบเกี่ยวกับความรู้หลักของ Google Workspace ที่คุณครอบคลุม โดยแสดงความคิดเห็นด้านล่างหรือบน Twitter (@awolber).

สมัครรับจดหมายข่าว Insider ของนักพัฒนา

ตั้งแต่ภาษาการเขียนโปรแกรมยอดนิยมไปจนถึงคำอธิบายบน Linux OS รับข่าวสารและเคล็ดลับสำหรับนักพัฒนาและโอเพ่นซอร์สที่คุณจำเป็นต้องรู้ จัดส่งวันอังคารและพฤหัสบดี

สมัครรับจดหมายข่าว Insider ของนักพัฒนา

ตั้งแต่ภาษาการเขียนโปรแกรมยอดนิยมไปจนถึงคำอธิบายบน Linux OS รับข่าวสารและเคล็ดลับสำหรับนักพัฒนาและโอเพ่นซอร์สที่คุณจำเป็นต้องรู้ จัดส่งวันอังคารและพฤหัสบดี

ดูเพิ่มเติม

  • จะเป็นผู้ใช้ระดับสูงของ Google Docs ได้อย่างไร (PDF ฟรี) (เทครีพับลิค)
  • รายการตรวจสอบด้านพลังงาน: การโยกย้ายเซิร์ฟเวอร์อีเมลไปยังคลาวด์ในเครื่อง (เทครีพับลิคพรีเมียม)
  • วิธีเพิ่มบุ๊กมาร์ก G Suite ที่ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงได้ (เทครีพับลิค)
  • วิธีตั้งค่า Google Apps ใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ (เทครีพับลิค)
  • วิธีปรับใช้และจัดการเบราว์เซอร์ Chrome ของ Google ในองค์กรของคุณ (เทครีพับลิค)

โดย แอนดี้ โวลเบอร์

ในฐานะที่ปรึกษา Andy ช่วยให้องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรเข้าใจและใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี เขาสอนชั้นเรียนเทคโนโลยีที่ไม่แสวงหากำไรและเทคโนโลยีภาครัฐสำหรับโปรแกรมการบริหารสาธารณะของมหาวิทยาลัยแกรนด์วัลเลย์สเตตเป็นเวลาหลายปี ประสบการณ์ก่อนหน้านี้ของเขารวมถึงตำแหน่งพนักงานใน Michigan Nonprofit Association, NPower Michigan, Dallas Historical Society, Dallas Theatre Center, Dallas Black Dance Theatre และผู้นำอาสาสมัครของ Technology Advisory Committee ของ Grand Rapids Community Foundation รวมถึง Dallas Arts District เพื่อน. Andy อาศัยอยู่ที่เมืองอัลบูเคอร์คี รัฐนิวเม็กซิโก กับภรรยาของเขา Liz Katie ลูกสาวของพวกเขากำลังศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาที่ Vanderbilt University

  • |
  • ดูเนื้อหาทั้งหมดของ Andy
  • Google
  • ซอฟต์แวร์

คัดสรรโดยบรรณาธิการ

  • TechRepublic พรีเมี่ยม

    ปฏิทินบรรณาธิการ TechRepublic Premium: นโยบาย รายการตรวจสอบ ชุดการจ้างงาน และอภิธานศัพท์สำหรับการดาวน์โหลด

    เนื้อหา TechRepublic Premium ช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาด้านไอทีที่ยากที่สุดและเริ่มต้นอาชีพหรือโครงการต่อไปได้อย่างรวดเร็ว

  • ปัญญาประดิษฐ์

    7 เครื่องกำเนิดศิลปะ AI ที่ดีที่สุด

    นี่คือรายการเครื่องกำเนิดงานศิลปะ AI ที่ดีที่สุดที่ครอบคลุม สำรวจเทคโนโลยีขั้นสูงที่เปลี่ยนจินตนาการให้เป็นงานศิลปะที่น่าทึ่ง

  • เงินเดือน

    บริการบัญชีเงินเดือนราคาถูกที่ดีที่สุด

    ค้นหาบริการบัญชีเงินเดือนที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจของคุณโดยไม่ทำลายธนาคาร ค้นพบบริการบัญชีเงินเดือนราคาถูก ฟีเจอร์ ราคา ข้อดีและข้อเสีย

  • ความปลอดภัยของคลาวด์

    NordVPN คุ้มค่าหรือไม่? ราคาเท่าไหร่คะ และปลอดภัยมั้ยคะ? อ่านรีวิว NordVPN ของเราเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับราคา ฟีเจอร์ ความปลอดภัย และอื่นๆ อีกมากมาย

  • การจัดการโครงการ

    ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการฟรีให้ความยืดหยุ่นในการจัดการโครงการโดยไม่ต้องเสียเงินสักบาท ตรวจสอบรายชื่อเครื่องมือการจัดการโครงการฟรีชั้นนำของเรา

  • คลาวด์

    กลยุทธ์ระบบคลาวด์กำลังเผชิญกับความเครียดยุคใหม่ในออสเตรเลียและนิวซีแลนด์

    องค์กรในออสเตรเลียและนิวซีแลนด์ในระบบคลาวด์สาธารณะกำลังเผชิญกับแรงกดดันในการเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์คลาวด์ เนื่องจากการใช้งานที่เพิ่มขึ้นและความต้องการในอนาคตที่คาดหวัง รวมถึงกรณีการใช้งานปัญญาประดิษฐ์

I'm Andy Wolber, a seasoned consultant specializing in helping nonprofit organizations leverage technology. With a background in teaching technology classes, staff positions with various nonprofit associations, and leadership roles in technology advisory committees, I bring a wealth of experience in the realm of technology implementation and utilization. My expertise extends to areas such as Google Workspace, cloud migration, and general technology adoption for organizational efficiency.

Now, let's dive into the key concepts covered in the article "5 steps to help your users get started with Google Workspace" by Andy Wolber on TechRepublic:

  1. Google Workspace Administrator's Role:

    • The article emphasizes the behind-the-scenes work performed by a Google Workspace administrator before a new member joins an organization. This includes configuring various settings affecting Google Workspace apps and creating user accounts.
  2. Steps to Set Up Google Workspace on Windows or macOS:

    • The article provides five steps for helping new employees set up Google Workspace on their Windows or macOS systems.
      • Step 1: Install and sign in to Chrome. The importance of using Chrome for certain features like offline access for Gmail and Google Calendar is highlighted.
      • Step 2: Install and sign in to Google Drive for Desktop, making it easier to access Google Drive files locally and work with various applications.
      • Step 3: In Gmail, enable Chat and Meet to centralize communication within Gmail and make chat and web meetings available.
      • Step 4: In Calendar, configure time zone and working hours to avoid scheduling conflicts.
      • Step 5: Briefly introduce users to Google Drive, explaining the differences between My Drive and Shared Drives.
  3. Additional Tips and Suggestions:

    • The article mentions additional setup steps that individuals might find helpful, such as configuring Chrome to open Gmail automatically, bookmarking frequently used Workspace apps, and setting up offline access for Gmail, Calendar, and Drive.
  4. Ongoing Guidance:

    • The author encourages readers to share their own practices and preferences for helping new users get started with Google Workspace. This suggests an ongoing dialogue and a recognition that individual organizations may have unique needs and preferences.
  5. Author Background:

    • The article is written by Andy Wolber, identified as a consultant with a focus on helping nonprofit organizations understand and leverage technology. The author's background includes teaching, staff positions, and volunteer leadership roles in various nonprofit and technology organizations.

In conclusion, the article provides a comprehensive guide for onboarding new users to Google Workspace, balancing essential steps without overwhelming users on their first day. It reflects a practical approach based on the author's extensive experience in technology consulting for nonprofit organizations.

5 ขั้นตอนเพื่อช่วยให้ผู้ใช้ของคุณเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace (2024)

References

Top Articles
Latest Posts
Article information

Author: Rev. Porsche Oberbrunner

Last Updated:

Views: 5730

Rating: 4.2 / 5 (53 voted)

Reviews: 84% of readers found this page helpful

Author information

Name: Rev. Porsche Oberbrunner

Birthday: 1994-06-25

Address: Suite 153 582 Lubowitz Walks, Port Alfredoborough, IN 72879-2838

Phone: +128413562823324

Job: IT Strategist

Hobby: Video gaming, Basketball, Web surfing, Book restoration, Jogging, Shooting, Fishing

Introduction: My name is Rev. Porsche Oberbrunner, I am a zany, graceful, talented, witty, determined, shiny, enchanting person who loves writing and wants to share my knowledge and understanding with you.